In den Bundesländern gibt es verschiedene Regelungen und Gesetzte als rechtliche Grundlage für den Sonderurlaub. Für NRW ist es das "Gesetz zur Gewährung von Sonderurlaub für ehrenamtliche Mitarbeiter in der Jugendhilfe". Das "Sonderurlaubsgesetz" findet ihr unter https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_text_anzeigen?v_id=10000000000000000428.
Falls dein*e Arbeitgeber*in aus einem anderen Bundesland kommt, kannst du hier eine Übersicht für alle Bundesländer herunterladen.
Das Land NRW fördert das Ehrenamt durch die Bereitstellung von Geldern. Diese Fördermittel sind für den Ausgleich des Verdienstausfalles beim Erhalt von Sonderurlaub bestimmt und werden im Kinder- und Jugendförderplan zur Verfügung gestellt. Die Auszahlung von Landesmitteln erfolgt "selbstverständlich" unter Beachtung und Einhaltung des Sonderurlaubsgesetzes des Landes Nordrhein-Westfalen (SUrlG NRW).
Hierzu heißt es im SoUrlG NRW, § 1 (1) u.a.: Den ehrenamtlich in der Jugendhilfe tätigen Personen über 16 Jahre ist auf Antrag Sonderurlaub zu gewähren:
1. für die leitende und helfende Tätigkeit, die in Jugendferienlagern, bei Jugendreisen, Jugendwanderungen, Jugendfreizeit- und Jugendsportveranstaltungen sowie internationalen Begegnungen ausgeübt wird, ...
2. und ... auf Antrag auch Personen ... zur Teilnahme an Aus- und Fortbildungsmaßnahmen ...,
wenn diese einer Aufgabe nach § 1 dienen, oder auf sie vorbereiten.
Als "mittelbewilligende" Stelle nehmen die BDKJ Diözesanstellen die Erstattung aus dem Kinder- und Jugendförderplan NRW vor. Die Beantragung erfolgt über diese Homepage.
Damit der BDKJ eine Erstattung von Verdienstausfall vornehmen darf, muss Träger einer Maßnahme (also Veranstalter der Ferienfreizeit) zwingend ein BDKJ-Mitgliedsverband sein, wobei die beiden Pfadfinder-Verbände DPSG und PSG über den RdP NRW e. V. und die DJK Sportjugend über die Sportjugend NRW die Erstattung vornehmen.
Ist der Träger eine Kirchen- oder Pfarrgemeinde, erfolgt die Erstattung nach vorheriger Beantragung durch den Landschaftsverband Rheinland oder den Landschaftsverband Westfalen-Lippe.
Die Höhe des Erstattungsbetrages ergibt sich aus einem jährlich durch das Land NRW neu festgesetzten prozentualen Anteil. Der Prozentsatz beträgt momentan 80% des jeweilig nachgewiesenen Bruttoverdienstausfalles.
Eine Erstattung von Verdienstausfall kann für maximal acht Arbeitstage im Kalenderjahr vorgenommen werden. Diese dürfen maximal auf drei Maßnahmen im Kalenderjahr aufgeteilt werden.
Grundsätzlich gilt, dass alle Unterlagen vollständig ausgefüllt sein müssen. Nur dann ist eine zügige Bearbeitung möglich. Alle Unterlagen sind innerhalb der genannten Fristen einzureichen. Später eingehende Anträge können eine Erstattung gefährden.
Ja! Bei der Erstattung von Verdienstausfall handelt es sich um eine Lohnersatzleistung. Diese muss bei Abgabe der Steuererklärung dem Finanzamt angegeben werden.
Das SUrlG NRW gilt für den Bereich der sog. "Privatwirtschaft" und für die privatisierten Bereiche des (ehemaligen) öffentlichen Dienstes, wie z.B. die Deutsche Post, Deutsche Telekom, etc. Hier gilt es im Einzelfall zu prüfen, ob der Antragsteller schon vor der Privatisierung als Beamter beschäftigt war. In diesen Fällen entfällt eine Förderung. Zur Privatwirtschaft zählen außerdem Kirchen, obwohl sie zu den Körperschaften des öffentlichen Dienstes zählen. Sie unterliegen aber nicht der Aufsicht des Staates oder des Landes NRW.
Zum öffentlichen Dienst gehören u.a. auch die öffentlich-rechtlichen Stiftungen, Rundfunkanstalten, sowie die der öffentlich-rechtlichen Aufsicht des Staates unterstehenden Sparkassen, Handwerkskammern, Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, Hochschulen usw.
Mitarbeitende im öffentlichen Dienst haben keinen Anspruch auf Erstattung nach dem SUrlG NRW. Dies gilt auch, wenn der Dienstgeber den Beschäftigten im öffentlichen Dienst unbezahlt freigestellt hat.
Verbeamtete Mitarbeitende im öffentlichen Dienst haben nach der Freistellungs- und Sonderurlaubsverordnung NRW Anspruch auf Sonderurlaub.
Für einige angestellte Mitarbeitende im öffentlichen Dienst gibt es dank eines Beschlusses des Arbeitgeberverbandes des Landes Nordrhein-Westfalen (AdL NRW) die Möglichkeit, dass die Regelung für die Beamten analog angewandt werden können. Der AdL NRW umfasst das Land NRW, 14 Universitäten, 16 Fachhochschulen, 6 Uni-Kliniken, die Klinik am Rosengarten (Bad Oeynhausen) und die Landwirtschaftskammer NRW.
Benötigst Du zur Vorlage für Deinen Arbeitgeber eine Bestätigung über die Teilnahme, wende dich bitte direkt an den Träger der Maßnahme.
a) Die Daten werden über die nachfolgenden Formularfelder erfasst. Die Daten werden der zuständigen BDKJ Diözesanstelle übermittelt. Du bekommst eine automatische E-Mail mit der Vorgangsnummer.
b) Nach einer ersten Vorprüfung erhältst Du die vorausgefüllten Formulare zum Antrag und später zum Nachweis. Das Antragsformular wird dem Träger der Maßnahme vorgelegt. Der Träger der Maßnahme bestätigt die stattfindende Maßnahme. Dann beantragst Du mit der Trägerbestätigung bei Deinem Arbeitgeber die Gewährung von unbezahltem Sonderurlaub nach dem SUrlG NRW. Wird dem Antrag stattgegeben, so bescheinigt der Arbeitgeber den unbezahlten Sonderurlaub. Das so vervollständigte und unterschriebene Formular wird als Antrag auf Ausgleich von Verdienstausfall über das Fördermodul Sonderurlaub hochgeladen.
c) Die Angaben werden von der BDKJ Diözesanstelle geprüft.
d) Schnellstmöglich nach Beendigung der Maßnahme muss der Träger die Maßnahme auf dem Nachweisformular bestätigen und der Arbeitgeber die Inanspruchnahme des unbezahlten Sonderurlaubs bescheinigen.
e) Das ausgefüllte Nachweisformular wird über das Fördermodul Sonderurlaub hochgeladen und von der BDKJ Diözesanstelle geprüft.
f) Nach erfolgreicher Prüfung des Nachweises erstattet Dir die BDKJ Diözesanstelle den unbezahlten Sonderurlaub und sendet eine abschließende Förderzusage.
(Die Förderzusage ist im Rahmen der Einkommenssteuererklärung einzureichen, da die Erstattung von Verdienstausfall eine steuerpflichtige Geldersatzleistung ist.)
Die Ferienmaßnahme wird organisiert von
Selbstständige und Geschäftsführende von GmbH-Gesellschaften sowie hauptamtliche Geschäftsführende von Vereinen, Mitarbeitende der Maßnahmenträger und Personen, die ein Freiwilliges Soziales oder Ökologisches Jahr absolvieren, haben keinen Anspruch auf Erstattung des Verdienstausfalls.
Das kommt darauf an, aus welcher Diözese du kommst. Die jeweilige BDKJ-Diözesanstelle kann dir weiterhelfen: